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有給休暇管理
年次有給休暇管理簿の作成・保存義務など、運送業者の有給休暇5日取得義務化への対応とシステム化についてまとめています。
運送業の有給休暇取得義務
2019年、政府が推進する働き方改革の一環として労働基準法が改正施行され、業種や業態を問わず全ての企業において、「年10以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)」に対して、“年5日の年次有給休暇を取得させること”が義務化されました。
この法改正に伴い、企業には法令順守のための適切な有給管理を行うことが求められます。まずは、年5日の年次有給休暇義務のポイントを見ていきましょう。
参照元:年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省(https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf)
年5日の年次有給休暇義務のポイント
義務化の対象は“年10日以上の年次有給休暇が付与される”人
年5日の年次有給休暇義務化の対象となるのは、年間で「10日以上の有給休暇が付与される人」です。そもそもの前提として、労働基準法では、ある従業員が入社してから6ヶ月間継続的に雇用され、労働日の8割を出勤した場合、10日間の有給休暇を与えなければならないとしています。今回の法改正では、この10日間のうち、年次有給休暇を年間で5日取得させることが義務化されました。企業は対象者に対して、次の有給の更新日までに5日の有給休暇を取得させる必要があります。違反した場合は、「未取得者1人につき30万円以下の罰金」です。
参照元:年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省(https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf)
「いつ」有給休暇を取得するかは原則本人の自由
年5日の年次有給休暇を取ることは義務である一方、有給休暇の取得の仕方においては本人の意見が尊重されます。つまり、有給を「いつ」取得するか、本人が自由に決めることができるのです。極端なケースでいくと、その日の仕事が始まる直前に「今日有給を取らせていただきます」と申し出があっても、会社はこれを拒否することはできません。むしろ、規定に則り有給を付与する義務が生じます。
そこで企業としては、急な有給休暇の申請により業務に支障をきたすことがないよう、「有給申請を行う場合は、所定の方法にて1週間前までに届け出ること」という形で、有給申請についてのルールをあらかじめ就業規則に明記しておくことができるでしょう。
運送事業主に必須の年次有給休暇管理簿とは
年5日の年次有給休暇取得の義務化に合わせて、事業者には、「年次有給休暇管理簿」の作成・保存も義務付けられています。年次有給休暇管理簿とは、従業員の有給管理を適切に行うための帳簿のことです。有給休暇の起算日となる基準日や、取得済み有給休暇の日数、有給を取得した日付などのデータを記入しておき、一人ひとりの年次有給休暇の取得状況について帳簿によって管理します。帳簿の保管義務があるのは3年間です。
Excelを使って年次有給休暇管理簿を作成した場合の注意点
年次有給休暇管理簿は、Excelを使って作成することもできます。年次有給休暇管理簿は労働者名簿や賃金台帳とセットで作成することもできるので、既にExcelを使用しての労働者名簿や賃金台帳を作成済みの場合は、それらに年次有給休暇管理簿を紐付けることで、コストと手間をかけることなく帳簿管理を開始することができるでしょう。
ただし、Excelによる年次有給休暇管理簿の作成はヒューマンエラーのリスクが伴います。データ入力を手入力で行うため、不注意で入力ミスが起きたり、個人情報が漏えいするなど、正確な帳簿作成と適切な管理ができない可能性があるのです。Excelのヒューマンエラーをなくしたいと思う場合は、システムの導入も検討すべきでしょう。
運送業システムの機能「有給休暇自動付与」とは
運送業の業務を管理できるシステムの中には、有給休暇自動付与機能を搭載している製品もあります。有給休暇自動付与機能とは、文字通り従業員に対する有給休暇の付与を自動で行い管理することができる機能です。システムですから、一度設定するだけで、あとはシステムにより必要な従業員に対する有給付与とデータ管理を自動化することができます。
手動管理がシステム管理に置き換わるので、担当者がその都度、基準日を確認しながら日数を付与する必要もなくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止することができます。正確な有給管理を行うためにも、ぜひ導入を検討しておきたい機能です。
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