請求書・支払い書

運送業における請求書・支払い書発行業務こそ、システム化がおすすめ。システム化にするメリットやエクセル作業の課題についてまとめています。

運送業の請求書・支払い書発行をシステム化へ

運送業における月ごとの請求書や支払い書発行の事務作業は、煩雑な業務のひとつです。エクセルなどを使用して請求書や支払い書を発行しているところもあるようですが、手動での更新が必要だったり、各項目の細かい入力作業にはかなりの時間と労力を費やします。

こうした請求書・支払い書発行業務こそ、システム化がおすすめです。

システム化にするメリット

運送業において、請求書や支払い書をシステム化することは、さまざまなメリットが生まれます。

運送管理システムに含まれる運転日報や運行管理データが、そのまま請求書に反映されるので入力業務が軽減されますし、未確定運賃を一括で登録できるため、記入漏れを防ぐこともできます。

また、運転日報から車両ごとに経費を入力することができるので、車両の収支実績を簡単に出すことができ、経営分析に役立ちます。

傭車についても、日報を入力する際に、運賃と傭車料を入力することで、傭車料の管理も正確に行うことができます。

給与計算・財務会計業務と連動させることで、転記ミスを減らしたり、入力作業が軽減でき、運送業特有の手当ても自動で計算することが可能です。

会計ソフトと連携できる
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手入力（エクセル）の課題

顧客ごとに運賃表や請求書式が異なるため、処理が複雑になりやすかったり、更新処理なども非効率になります。また、月ごとの売り上げや資金状況は月次処理となることが多く、翌月にならないと確認できないなど、リアルタイムで情報を把握することが難しくなっています。

事業が拡大すると業務量も増えるので、請求書の発行遅れなども発生してきます。

インボイス制度の影響

2023年の10月1日から、「インボイス制度」という新たな消費税の仕入れ税額控除がスタートしました。

運送業者の顧客は課税事業者が多いので、インボイス制度が運送業界へ与える影響は大きいです。取引先が課税事業者の場合、仕入額控除を利用するためにインボイスの交付を求められます。例えば「免税事業者は適正価格を発行できなくなる」「免税事業者が不利になる」といった影響があるので、無視はできないでしょう。

下記のページでは、インボイス制度が運送業界にどんな変化を引き起こすかを詳しく解説していきます。

インボイス制度の影響を見る

システム利用者の声

「クラウドサービスの運送事業者向け総合管理システムを導入し、料金テーブルの統合整理と併せて、請求業務の効率化を図りました。複数の営業所に分かれて行っていた請求・入金業務は、本社で一括管理して処理することで、全社の業務効率化がされ、全社の売上げや経費の状況が、月の途中でもリアルタイムに確認することが出来るようになりました。監督官庁向けの報告書の作成やその基礎データの収集管理の業務についても、特に現場での対応が不要になりました」

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請求書発行ができる運送業システム

ATRAS21

これまでに運送業システムを導入したり利用したりした経験がない方でも、利用しやすい仕様にするため、トラック協会が推奨している運転日報を参考にした入力画面になっています。日報入力画面へ売上金額や傭車料の入力業務をおこなうだけで、請求書の発行が可能になります。また、支払書なども、より管理しやすくなります。ちなみに、請求書の発行は罫線付きでなされるため、専用の用紙を用意しておく必要もありません。

ATRAS21の導入料金

• Aタイプ（スタンドアロン）　770,000円（税込）
• Bタイプ（LANタイプ 1CAL付)　1,100,000円（税込）
• Bタイプ 1クライントライセンス（追加ライセンス）　110,000円（税込

運転日報の管理機能

トラック協会が推奨する運転日報に基づいた入力画面を提供しています。この直感的な入力画面を通じて、売上金額や傭車使用時の傭車料を簡単に入力でき、請求書や支払書の管理が一段と容易になります。

請求もれの防止機能

日付や得意先コードなどの条件をもとに未確定の日報データのみを抽出することができ、未確定運賃を一括で確定することが可能です。また、データ修正画面はEXCELに似た操作感を提供しており、誰でも簡単に利用できます。

簡単な請求書発行機能

日々の運転日報の入力だけで請求書の発行が可能となり、請求業務の大幅な簡素化を実現します。さらに、罫線付きの請求書を出力するため、専用の用紙を用意する必要はありません。

車両収支の把握機能

車両経費入力画面により、車両ごとの収支状況を把握することが可能です。具体的には、車両別の売上金額と燃料費、さらに車検費用などの経費を比較し、詳細な収支状況を可視化します。この機能により、経営者は車両ごとの経費を正確に分析し、適切なコスト管理を行うことができます。

Comtruck System

日々の配車データを入力するだけで、配車表はもちろんのこと、請求書や支払明細、そして集計資料まで自動生成される運送業システムです。入力された配車データを、そのまま売上データにつなげる仕組みになっているところも注目ポイントです。また、請求処理業務を確実にこなすためのアイテムとしても重宝するでしょう。

これほどまでに機能が充実した便利なシステムですが、入力担当の人数やドライバーの人数などにかかわらず、月額料金は一律です。これもうれしいポイントですね。

Comtruck Systemの導入料金

• LIGHT EDITION　11,000円（税込）/月額
• REPORT EDITION　33,000円（税込）/月額
• FULLPACKAGE EDITION　52,800円（税込）/月額

Comtruck Systemの機能

• 指示入力（日報データ）
• 携帯指示連絡機能
• 配車表
• 点呼表
• 乗務記録表
• 日常点検表
• 伝言メール
• 請求書発行
• 支払明細書発行
• 業務月報
• 売上月報
• 期間集計表

HAKOBO NET運送

日報ベースと伝票ベース、いずれの入力にも対応しているシステムなので、業務に合わせて入力でき、使い勝手も良好です。売り上げおよび経費の管理にも便利です。また、問い合わせ機能が充実しているところも注目ポイントです。問い合わせ項目の固定や選択などを、システムの使用者ごとに設定することが可能です。そして、さらに細かい業務や会社のニーズなどに対応させたいときには、カスタマイズ仕様を依頼することもできます。

HAKOBO NET　運送の導入料金

• 販売価格　800,000円（税不明）
• 追加ライセンス　150,000円（税不明）/台
• 設定費用(Server)　150,000円（税不明）
• 設定費用(Client)　30,000円/台（税不明）

HAKOBO NET運送の機能

• 運転日報入力
• 売上伝票入力
• 日報入力
• 経費伝票入力
• 入出金伝票入力
• 売上明細問合せ
• 支払明細問合せ
• 請求書発行
• 売上合計表
• 支払合計表
• 乗務員出勤表
• 乗務員労務管理表
• 乗務員収支実績表
• 車両収支実績表
• 輸送実績報告書

AEGISAPP運送業

取引先ごとに必要となる運賃計算や請求書の作成などをサポートするシステムです。請求書発行などがほぼ自動でおこなわれるなど、業務が簡単になるので、時間短縮や業務効率アップにつながるでしょう。経理担当者への負担も軽くなるはずです。また、インボイス制度に対応しているところも、注目ポイントです。

AEGISAPP運送業の導入料金

• 600,000円（税不明）/年額

受注業務の効率化と一元管理

AEGISAPPでは、受注データが他の主要な運行管理機能と連携して、一貫した業務の流れを実現します。具体的には、作成された受注データが「運行計画」「動態管理」「運転日報」「運賃自動計算」「請求管理」と自動的に紐づけされ、業務間の情報の橋渡しがシームレスに行われます。

ドラッグ&ドロップで簡単に運行計画を作成

運行計画の作成は非常に直感的で簡単です。受注データをドラッグ&ドロップするだけで運行計画が自動的に作成されます。この機能により、煩雑な計画の手作業を大幅に削減できます。また、運転者の勤務データを参照し、運転時間、拘束時間、休息時間が法令に違反していないか自動的にチェックする機能も搭載しています。

煩雑な請求処理も自動化

運行が終了しても、通常であれば請求処理に多くの時間と労力が必要です。しかし、AEGISAPPでは運転者の日報データや移動距離、各種割増項目を基に自動的に運賃計算が行われます。この自動化により、請求書の作成がほぼ自動で行われ、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

快走韋駄天

このシステムを利用すれば、請求書をとても簡単に発行することができるようになります。締日・請求期間・顧客コードといったデータを指定すれば、条件どおりの請求書が出力されます。必要に応じて、特定の顧客分の出力や仮締、再発行なども可能です。

また、入金処理も簡単です。入金額を入力すれば、請求書と連動することで消し込みができますし、表示される請求履歴をもとに請求額・残高を確認しながらの入金処理をすることも可能です。

快走韋駄天の導入料金

• 最小構成（受注・配車・販管）　5万円（税不明）／月額
  ※各種カスタマイズあり

受注管理機能

快走韋駄天の受注管理は、顧客情報の入力・検索が簡単でスピーディーです。多彩な検索項目により、初心者でも迷わず情報を見つけられます。住所入力の補助機能も備わっており、入力の手間を減らします。

顧客ごとの配送履歴が保存されているため、過去の履歴から伝票を簡単に登録できます。地図上で配送ルートを表示し、距離や所要時間も把握できるため、土地勘のないオペレーターでも効率的に配送計画を立てられます。料金は自動算出され、柔軟に設定可能です。

伝票登録時には12件までの配送先を設定でき、地図でルートを確認できます。引取りや届けの予約も簡単に登録でき、予約日時に従って配車システムに反映されるため、スムーズなスケジュール管理が可能です。

販売管理機能

快走韋駄天の請求書発行は簡単です。締日や請求期間、顧客コードを指定することで条件に合った請求書が瞬時に出力できます。特定顧客の選択や仮締め、再発行も自由に対応可能です。

入金管理では、入金額を入力するだけで自動的に請求書と連動して消し込みが行われます。請求履歴を参照しながら入金処理ができるため、入力ミスのリスクを減らせます。豊富な帳票機能もあり、販売管理業務をしっかりサポートします。また、ドライバーの給与計算も自動で行えます。

配車管理機能

配車管理機能では、伝票とドライバーの状態を視覚的に確認できます。色分けされた表示により、未配車や配送中の状況を把握しやすく、待機時間の長い伝票はリスト上部に表示されます。各荷物の状態や待機場所も確認でき、効率的な配車を実現します。

一定時間応答がない場合には警告表示が行われ、迅速な対応を促します。料金パターンや配送日による絞り込み表示も可能で、目的の伝票をすぐに確認できます。ドライバーはWeb上で伝票情報を確認し、メモの必要がなく、伝達ミスも防げます。個人情報のセキュリティ面も万全です。

ドライバーの出勤／退勤は携帯電話やパソコンから簡単に登録でき、出勤後は配車画面に待機状態として表示されます。定期配送も自動で伝票作成されるため、日々の運行管理が確実に行えます。

ツカエバドットコム

中小企業や個人事業主のニーズに応える、運送業向けの便利な請求書発行システムです。３タイプのなかから、自社に合う内容のプランを選択することができます。入力画面は、運転日報・日別・得意先別・傭車別・車番別・運転手別の、合計６種類あり、どの画面からでも入力することが可能です。各データが連動し合って機能しています。

ツカエバドットコムの導入料金

• ライト版　55,000円(税込)
• 標準版　99,000円(税込)
• 132,000円(税込)

ツカエバドットコムの機能

• 売上関連帳票
• 運賃確認表,請求書,受領書,入金予定表 売上･支払管理表,売上一覧表,売上仕入集計表 得意先別売上一覧表,請求一覧表 請求書(鑑),メール用売上一覧表,宛名付き封筒
• 傭車関連帳票
• 支払明細書,支払予定表,仕入一覧表,仕入集計表

運びま専科

パソコンに日報を入力するだけで、請求書の作成や支払書の作成ほか、経費の管理や経営戦略にいたるまで、幅ひろい業務をサポート・合理化してくれる、便利な運送業システムです。運送業において、物流コストをおさえたり業務効率を向上させたりすることは重要な課題となっています。こういった次世代アプリケーションを現場に導入することで、この課題にしっかりと対応していくことができます。

運びま専科の導入料金

公式HPに記載がありませんでした。

受注配車入力の強化

運びま専科の新バージョンでは、受注オーダーを入力することで、その情報が自動的に配車表に連動されます。配車表は、背景色を使って未配車や空車の状態を視覚的に区別できるため、非常に見やすく進化しました。これにより、配車状況の把握がスムーズになり、管理者の負担が軽減されます。

勤怠管理表作成機能

ドライバーの勤怠データを自動で集計し、給与まで一元管理

運びま専科Ver.5には、ドライバーの勤怠管理機能が強化され、給与データとの連動も可能となりました。日々の運転日報で記録されたドライバーの勤務時間が集計され、自動で個別の勤怠表が作成されます。

また、運転手マスタに手当の情報を入力することで、各種手当の金額も集計することが可能です。

運転者台帳作成機能

運びま専科Ver.5では、運転者台帳の入力および印刷機能が追加されました。この台帳には、貨物自動車運送事業輸送安全規則に基づく項目がすべて揃っており、法令を遵守した運行管理を実現します。

ワンクリックで簡単に台帳を印刷できるため、運行管理に関する書類作成の手間を削減できます。安心・安全な運行を支えるための必須機能です。

分析帳票の強化

運びま専科Ver.5では、分析機能がさらに強化され、約150種類の帳票を印刷することができるようになりました。新たに追加された帳票には、作業指示書、配車報告書、輸送依頼書、運転者台帳、勤怠表、日々の損益分析表などがあります。

請求書やマスタリストなどの帳票もすべてプレビュー機能付きで印刷可能であり、業務の可視化がより簡単に行えます。

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