車両管理

運送業における車両管理の重要性と車両管理をExcelで行うメリット・デメリット、運送業システムを導入するメリットについて紹介します。

車両管理とはどのような業務？

車両管理とは、文字通り会社が所有する社用車を管理する業務です。運送会社の場合は、配送に使用するトラック全車両につき、社員の生命安全確保、社内リソースの管理、コスト管理、リスク軽減などを目的に、車両情報、使用状況、保険の加入状況など、多様な情報を収集して一元的な管理を行います。車両管理を適切に行うことにより、社員の生命と安全を確保しながら、社内資産を有効かつ効率よく活用して利益拡大を図ることができます。トラックを保有する運送会社では欠かすことのできない業務です。

車両管理台帳とは？

車両管理を適切に行うためには、車両管理台帳の作成が欠かせません。車両管理台帳とは、自社保有のトラックごとに車両情報・使用情報・保険加入状況などのデータを個別に記載して登録し、車両に関する多くのデータを可視化して管理するための台帳です。台帳で管理する情報には自社所属のトラックのみならず、リース車両も含まれます。

車両管理台帳の重要性

車両管理を実施することは非常に重要です。トラックごとに適切な車両管理を行い、車両状況を可視化することによって、ドライバーの安全運転意識の向上と交通事故の削減につなげる事が可能になり、万が一のリスクに備えることができます。また車両管理を行うことで、適切な保有台数が明らかになり、車両台数を削減、車両費のコストダウンにつなげることも可能です。適切なリスク管理と合理的な運用を実現することができます。

車両管理台帳における記載必須項目

車両管理台帳における必須項目は以下の3つに分類することができます。

• 車両本体に関する項目(車名、登録番号、登録年度、番号、型式など)
• 購入・廃車に関する項目(購入年月日、配車年月日、新車・中古車区分など)

• 車検・整備状況
• 修理・事故にかかわる情報
• 使用・管理にかかわる情報

• 自賠責保険(保険会社、有効期間、証券番号など)
• 任意保険(保険会社、有効期間、証券番号、保険内容など)

Excelで車両管理を行なうメリット・デメリット

運送業の車両管理はどのような方法で行えばいいのでしょうか。ここでは、Excelで車両管理を行うメリット・デメリットを説明します。

Excelで車両管理を行なうメリット

Excelで車両管理を行うメリットは、手軽に導入できることです。Excelは汎用性の高いメジャーなビジネスツールであり、テクノロジーに詳しくなくても、オフィスワーカーなら誰もが知っている共通の表計算ソフトであり、導入がしやすいだけでなく、トレーニングコストを抑えやすいメリットもあります。操作方法や活用方法の事例など公開されている情報も多いため、定着化を図りやすいでしょう。Excelデータなら、社内の資料共有がしやすいのも利点。

Excelで車両管理を行なうデメリット

車両の保有台数が5台以上など管理対象が広い場合は、Excelによる車両管理は適していません。管理業務が煩雑化することで、入力ミスなどのヒューマンエラーが起きる可能性が高いからです。入力ミスや入力漏れに対しては、チェック専用のスタッフやセクションが必要になり、その分のコストもかかります。トラックの保有台数が5台以下など少ない場合は大丈夫ですが、保有台数が増えて取り扱うデータが大容量になり、管理業務が煩雑化してきたら、Excel管理のやめどきでしょう。

車両管理ができる運送業システムを導入するメリット

車両管理における人的ミスを減らしたいなら、車両管理ができる運送業システムの導入をおすすめします。属人的な要素を抑えられるシステム管理なら、様々な作業の無駄を省けることはもちろん、入力ミスなどヒューマンエラーを削減しながら、車両に関する様々なデータをスムーズに効率よく一元管理することができます。費用に関しても、オンプレミス型では莫大な初期費用がかかりますが、インターネット上で利用できるクラウドシステムならコストはかなり低減することができます。

車両管理を適切に遂行するポイントは、車両に関する正確な情報を車両管理台帳に記録することです。車両管理台帳の作成方法は、汎用性が高く導入しやすいExcel管理も有効ですが、ヒューマンエラーによる入力ミスや抜け漏れを減らし、精度の高い管理台帳を作成したいと思う場合は、車両管理ができる運送業システムの導入を検討してみましょう。

導入すべきはどれ？
運送業システム料金比較

クラウド型運送業システム導入しやすい最安値プランで、
気になる費用を比較

COMPARISON

効率化したい業務から選ぶ
おすすめの運送業システム3選

編集チームが50以上の運送業システムを調査したところ、基本機能に大きな違いはほとんど無く、それぞれの使いやすさで選ばれているのが実態のようです。
エクセルにはエクセルの良さもありますが、「今よりちょっとラクしたい」をサポートする、おすすめのシステムをご紹介。

ルート最適化や監視など
配車業務をラクにしたい！

GeoRouter

引用元：GeoRouter公式HP
https://geoinfo.co.jp/product/georouter.html

ココが使いやすい！

• AI自動配車機能で、複雑な条件でも短時間で計画を作成できる
• 地図入力による手動配車とも併用でき、フレキシブルな設定が可能
• 日々状況が変わる訪問／回収／送迎や新人教育にもおすすめ

月額費用	30,000円～（税不明）

基本機能や事例を
さらに詳しく見る

公式サイトから
問い合わせてみる

電話で問い合わせ

請求書発行や売上集計など
帳票処理をラクにしたい！

コムトラックシステム

引用元：イクソル公式HP
https://www.ixol.co.jp/

ココが使いやすい！

• ドライバー自身で売上登録ができ、経理が転記する必要なし
• エクセル配車表の取り込み＆請求書連携可能
• リアルタイムでどこでも集計確認でき、決裁者にも共有しやすい

月額費用	11,000円～（税込）

基本機能や事例を
さらに詳しく見る

公式サイトから
問い合わせてみる

電話で問い合わせ

乗務務記録や点検記録など
車両管理をラクにしたい！

SmartDrive Fleet

引用元：SmartDrive Fleet公式HP
https://smartdrive.co.jp/fleet/

ココが使いやすい！

• 運転日報が自動入力されるため、記録のために帰社させる必要なし
• 走行履歴からドライバーのクセを分析し、運転指導に活かせる
• シガーソケットに挿すだけの簡単導入

月額費用	要お問い合わせ

基本機能や事例を
さらに詳しく見る

公式サイトから
問い合わせてみる

電話で問い合わせ