エクセル管理はもう古い！運送業務電子化のススメ

これまでエクセルで行っていたさまざまな運行管理の業務をシステム化すると、リアルタイムで情報が把握でき、業務の効率化にもつながります。

エクセルからシステム化できる運行管理業務とは

配車表

どの車両がどのルートを回って、どの荷物を積んでどこで下すのかなど、配車管理はベテランのスタッフでも苦労するといわれています。GPSや地図ソフトを活用した配車管理システムを導入することで、一元的・自動的に管理することで、より短時間で効率の良い配車が可能になります。事故や渋滞に巻き込まれた場合でも、スピーディーに対応することができます。

配車管理をシステム化！
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点呼表

運行管理者の義務である点呼。原則、乗車前と乗務後に、対面で行われなければならないと定められています。ドライバーの体調不良や過労状態、飲酒の有無、睡眠不足、薬の服用による影響などを点呼で確認することで、ドライバーの不調による事故を未然に防ぐ可能性が高まります。対面で行うことが基本ですが、システムの導入により、Webカメラやアルコールチェッカーなどを用いて、遠隔対面点呼を行うことも可能です。

点呼表を運行管理システムで一元化
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日常点検表

運送業において、車両の日常点検は、決して手の抜けない重要な業務です。車両の不備が原因の事故は、社会的にも大きな影響を及ぼします。日頃から、しっかりと点検をすることは、故障や事故を防止するだけでなく、コストを削減したり、ビジネス面での信頼度を向上させたり、大気汚染物質の排出を低減したり、運送業界全体のイメージアップさせることにもつながります。

日常点検表を運送業システムで一元化
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運転日報

運転日報は、運転者の氏名や日時、走行距離など、運転の記録を記載するもので、法律によって記載が定められています。運転日報をシステム化することで、管理者側は効率よく車両や人員管理業務が行えるようになり、ドライバー側には報告業務の負荷が軽減されたり、労働環境がより良い状態になるなどのメリットが生じます。

運転日報管理をシステム化
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傭車管理

繁忙期などで自社の車が不足した場合に、一時的に、ほかの運送業者の車両を借りて輸送業務を行う傭車。他社の車両のため、配送状況などをリアルタイムで把握するのが難しかったのですが、システム化することで位置情報などを確認することができ、事故や渋滞に巻き込まれた場合にも、ルート変更などの指示をスムーズに出すことができるようになります。

傭車管理のシステム化
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請求書・支払い書

エクセルを使用しての請求書・支払い書の発行は、手動での更新が必要だったり、細かい入力作業にかなりの時間と労力を費やします。この業務をシステム化すると、運転日報や運行管理データなどと連動して、未確定運賃も登録できたり、車両ごとの収支実績なども簡単に出すことができます。

運送業の請求書・支払い書をシステム化
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売上管理

売上管理は企業の利益に直結するため、正確なデータ入力が求められます。しかし、取引量が増えれば入力量も多くなり、人為的なミスも起こりやすくなります。売上管理のシステム化は、こうした人為的ミスを減らし、正確な分析をサポートしてくれます。

運送業の売上管理のシステム化
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動態管理

動態管理システムを導入することで、業務に使用しているすべての車両の配車や位置情報を一括管理できるようになります。また、突発的な事故や自然災害が起こったときにも迅速に各車両に連絡を取ることができるので、車両やドライバーの安全を格段に確保しやすくなるのです。

運送業の動態管理のシステム化
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安全運転管理機能

安全運転管理機能システムを導入すれば、ドライバーの運転状況を即時把握し、居眠りや危険運転といった問題行動に対して警告を行うことができます。また、安全運転指導者は、ドライバーの運転記録を数値だけによらない各種情報から把握し、適切な指導を行うことができるようになるのです。

運送業の安全運転管理機能のシステム化
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有給休暇管理

2019年の法改正で「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務化されたことにより、事業者には、年次有給休暇管理簿の作成などを通じて、従業員に対する適切な有給休暇管理を行うことが求められています。管理簿の作成にはExcelも使用できますが、有給休暇自動付与機能を有するシステムを導入することで、ヒューマンエラーの少ない効率的な有給管理が可能になります。

運送業の有給休暇管理のシステム化
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車両管理

運送業の主要リソースである車両(トラック)を可能な限り有効に活用するための施策となる車両管理。適切な車両管理のポイントは、車両に関する正確なデータを車両管理台帳に登録すること。Excel管理も有効ですが、車両管理ができる運送業システムを導入することで、精度の高いデータ登録と管理台帳の作成、効率的でスムーズな車両管理を実現します。

運送業の車両管理のシステム化
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エクセル管理をやめたい！その理由

メンテナンスに時間がとられる

Excelで運行管理等を行う場合、メンテナンスに非常に時間がとられてしまうというデメリットがあります。Excelはファイルをまたいだデータの同期が難しいアプリケーションです。Excelで同じ情報を形成する場合はそれぞれのファイルに入力を行わなければなりません。

たとえば支社・支店またはエリアごとに管理している台帳がそれぞれ存在している場合がそれに該当します。それぞれの台帳にあるデータを最新の情報で統一したい場合うまく連携が行えていないとすべての台帳に入力を行わなくてはなりません。また、データの所在がバラバラであるため、更新頻度や保存されたデータの状態にもばらつきが生じる可能性があります。そういった場合すべてのファイルにまたがって入念なチェックが必要となってしまいます。

そういったメンテナンス作業に時間がとられ、本来の業務に集中できなくなってしまい、デジタル化の恩恵を受けることができない本末転倒な結果になってしまう可能性もあります。

同時に更新ができず待ち時間が発生してしまう

Excel管理では同じセルや行を同時に更新してしまい、自分の更新したデータが上書きされてしまったということが多々発生します。同時に更新しているということを知らせてくれるポップアップなどの通知機能はなく、更新後に後から気づいてしまうことが多いようです。そのため同時更新を禁止するという措置をとってしまい、複数のユーザーが同時にファイルを更新できなくなってしまい待ち時間が発生してしまいます。その結果どんなに忙しい時でもほかのユーザーが更新している間は作業を中断しなくてはらなく、デジタル化の利点を生かすことができなくなってしまいます。

スプレッドシートの場合

複数のPCで共有可能なスプレッドシートで管理すれば、上述したような更新・メンテナンスエラーは減少します。ただしPCの作業環境によっては更新速度が遅いのと、1人の作業ミスで関数が壊れた場合、全員の作業がストップしてしまうことがあり、使用には注意が必要です。

必要な情報を見つけるのに時間がかかる

Excelではファイルをまたいだ検索機能がありません。そのため複数のファイルからデータを見つけようとした場合、ファイルを開いて検索、データが無ければまた別のファイルを開いて検索。という非効率な方法をとらなくてはなりません。これまで蓄積された膨大なデータから必要な情報を抽出するのに多くの時間を費やしなくてはなりません。

エクセル管理のやめどきはいつ？

大容量・複雑なデータ処理を行うようになった

Excelでデータを管理する場合データ量が膨大になり、処理に時間がかかるようになった場合はエクセル管理のやめどきかもしれません。Excelは大容量のデータ処理や複雑な処理が不向きであり、複数のデータを統合することも苦手としているからです。

複数人、複数部署で編集

Excelでは同時にデータを更新することをあまり得意としていません。情報がリアルタイムに更新されず作業が滞ったり、データが上書きされてしまい困った経験がある。こういった事例に当てはまる場合、エクセル管理のやめどきかもしれません。

メンテナンスに悩んでいる

毎月ファイルごとにデータの転記を行っている、入力漏れ、記載ミスなどのチェックを行う作業が発生しているなどデータのメンテナンスに手間がかかるようであれば検討すべきかもしれません。また管理やチェックを行う社員が少ない場合も、緊急時の対応面などからエクセル管理を継続するか検討すべきです。

このようにエクセルで不向きである運用を行っている場合運送業務の電子化を検討するタイミングと言えるでしょう。

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