給与計算も簡単に？運送業向けの勤怠管理システム

運送業の勤怠管理に関する課題・悩み

運送業の勤怠管理に関する課題・悩みとしては、下記が挙げられます。

物流業の従業員は勤怠状況の不正を行いやすい

物流業界の他の業界とは異なる特徴として、従業員の本当の勤務状況を勤怠管理者が把握しにくいという点があるでしょう。

従業員は深夜や早朝に出退勤をすることもあります。その場合、責任者が不在ということも多々あります。タイムカードの打刻を他の従業員仲間にお願いしたり、実際とは異なる時間に打刻したりという不正打刻を行うことも可能です。

その結果、「働いていないにもかかわらず給料を支払わなければならない」という結果になってしまうことも。

ドライバーが正確な勤怠管理を行いにくい

運送業では、ドライバーの存在が欠かせません。長距離輸送の場合には事業所に24時間以上戻らないこともあり、出退勤の手続きをおこなうことは困難です。

実働時間の報告もまた本人の自己申告次第となってしまうことが多く、正しい勤務時間を把握することは難しいでしょう。

事業所勤務は勤務時間のパターンが様々で勤怠管理にミスが発生しやすい

人員を調整できるように、配送センターで働いている従業員は非正規雇用となっていることが多いです。

非正規雇用は、正規雇用とは異なり様々な勤務時間のパターンで仕事を行います。したがって従業員各自の勤務時間の集計を手作業で行う場合、管理が煩雑になります。

パート従業員の勤務時間を間違って実働時間よりも短く計算すると、未払い給料が発生してしまうことになり、訴訟問題になることも。

運送業に特化した勤怠管理システムを導入するメリット

物流業の勤怠管理には、これまで見てきたような多くの課題があります。しかし物流業の勤怠管理に特化したシステムを導入すれば、こうした問題を解決できます。

物流業向けの勤怠管理システムを導入して得られるメリットには、下記の5つがあります。

• 勤務時間を集計する手間とコストが省ける
• 給与計算が簡単
• 勤怠状況の虚偽報告も防止できる
• 遠隔で出退勤が申告可能
• 外部環境の変化に対応できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

勤務時間を集計する手間とコストが省ける

勤怠管理システムを導入してしまえば、自動的に勤怠を入力したり集計したりすることが可能です。その分人事担当者は、他の業務に専念することができます。

給与計算が簡単

物流業界では早朝や深夜勤務は割り増し賃金が適用されて、時間帯によって時給に差を設けていることが多いです。また仕分け・事務・配送補助といった職種別で、それぞれ時給に差をつけている場合も。

こうして勤務時間帯と職種を区別して給与計算をすると、非常に煩雑な作業になるでしょう。

しかし最近ではたいていの勤怠管理システムは給与計算ソフトとの連携に対応しており、こうした勤怠管理と給与計算の組み合わせで作業が困難になることはありません。

勤怠状況の虚偽報告も防止できる

物流業で、タイムカード、自己申請、事後報告によって勤務管理を行っている場合、従業員は容易に勤務時間を偽ることができます。

たとえばドライバーが実際の勤務時間よりも早く帰宅していながら、他の従業員に依頼して実際より遅い時間にタイムカードを切ってもらう。そうすれば、違法に多くの賃金を得るというケースがあります。

勤怠管理システムには、GPS機能によって従業員の勤務場所を把握したり、生体認証や顔写真打刻機能で代理打刻を防止したりする機能が備わっているものがあります。こうした機能で、物流業の不正打刻を防ぐことも可能です。

遠隔で出退勤が申告可能

勤怠管理システムの多くには、GPS機能が搭載されています。

遠距離輸送の場合では輸送時間が24時間を超える場合があり、自己申告やタイムカードでは従業員の正しい勤務状況を把握することが困難です。

勤怠管理システムを利用すれば従業員の場所をリアルタイムで把握できます。したがって、外回り業務の時でも正しい勤怠管理ができます。

外部環境の変化に対応できる

現代では、法律の改正などがこまめに起こっています。労働基準法の改正も同じで、改正されると賃金体系なども変わってしまうので対応しなければなりません。

勤怠管理システムを導入すれば、制度に変更が生じてもアップデートによって適応できます。ですから法律に詳しくない場合でも、安心して業務を行えます。

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運送業に特化した勤怠管理システムの選び方

それでは、そうした様々なメリットを持つ勤怠管理システムをどのようにして選べばよいのでしょうか？

もしも「安い」「たまたま勧められた」という事情であまり機能を比較しないで勤怠管理システムを導入・利用すると、二重管理や個人情報の散乱などでかえって勤怠管理が煩雑になってしまう場合も。

自社に合ったシステムを選択するには、下記の機能が備わっていることを確認しておくことが重要です。

• 残業や深夜勤務の申請
• どこからでも打刻
• 日報による走行距離申請
• 給与計算システムとの連携
• 出勤予定登録
• 有給休暇の自動付与

それぞれ詳しく見ていきましょう。

残業や深夜勤務の申請

勤怠管理システムの申請ワークフローを活用すれば、PCやモバイルから従業員各自が勤怠報告するため、人手のミスを事前に防ぐことができます。

どこからでも打刻

これは外出先からスマートフォンやタブレットで出退勤の打刻を行う機能です。この機能を用いれば直行・直帰の従業員の勤怠を正確に把握・管理できます。

日報による走行距離申請

勤怠管理システムには、運転日や走行距離といったドライブ情報を管理する機能を持つシステムがあります。従業員が入力したデータを「運転日報兼車両管理報告」として出力できます。

給与計算システムとの連携

大半の勤怠管理システムは、給与計算ソフトとの連携を行うことができます。勤怠管理システムで集計したデータを、給与管理ソフトにインポート・給与計算を行うという方法がとられます。

出勤予定登録

運送業では、出勤予定希望登録能があると有益です。従業員が各自で希望を入力、視覚的に全体の予定を把握できます。入力された出勤予定希望をもとに自動でシフトを作成することも可能です。

有給休暇の自動付与

有給休暇自動付与機能があれば、有給休暇の管理を自動で行うことが可能。一度設定してしまえば、有給休暇の付与・繰越・消滅・残数管理を自動で行えます。

勤怠管理システム一覧

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、大手運送会社をはじめ、医療機関や金融機関、飲食業など幅広い企業から選ばれている勤務管理システムです。公式HPに載っているシリーズ累計の導入実績は2023年5月19日時点で15万社以上（※1）。勤怠管理に必要な機能を備えており、変形労働制やフレックス制、裁量労働制などあらゆる勤務・雇用形態に対応できるのも強み。また、操作性もシンプルかつ無料のサポート体制も整っているため、勤怠管理システムの導入が初めての会社でも安心です。

KING OF TIME

KING OF TIMEは打刻方法が豊富で、PCでの打刻をはじめ、顔認証や指紋認証、ICカードなど自社の働き方に合わせて選べるのが魅力です。出勤の打刻は会社でICカード、退勤の打刻は外出先からスマートフォンで、といった複数の打刻方法を組み合わせることも可能。スマートフォンなら位置情報も取得できるため、外出先からでも正確な勤怠管理を実現できます。また、システムの初期費用がかからず、利用料金は1人あたり月額300円とリーズナブルな価格で運用ができるのも嬉しいポイントです。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は「ラクにシンプルに」をコンセプトにした勤怠管理システムです。システム操作に慣れていない従業員や人事労務担当者でも簡単に扱えるように、操作画面の使いやすさにこだわっているのが特徴。機能の改善や新規追加にも積極的に取り組んでおり、常に使いやすい勤怠管理システムを目指しています。また、法改正の内容が自動で素早くシステムに反映されるため、法律に沿った勤怠管理が可能。法改正に対応する従業員の業務負担の軽減や労務リスクの低減を叶えられます。

バイバイタイムカード

バイバイタイムカードは、QRコードやICカード、指静脈などを読み取って勤怠管理を行なうシステムです。クラウド型のシステムなので、インターネットを介して遠隔地の事務所・店舗などの勤怠管理の一元化・リアルタイムでの管理が可能。カスタマイズを前提とした設計がされているため、要望に応じた柔軟なカスタマイズを行え、自社に合った勤怠管理を実現できます。さらに、経験豊富なコンサルティングチームがシステムの導入から安定稼働までしっかりとサポートしてくれるのも心強いポイントです。

TimePro-VG

TimePro-VGでは充実したお知らせ機能で労務リスクを通知してくれるため、労基法や自社の就業規則を理解していない従業員がいても法律や就業規則に沿った勤怠管理を実現できます。お知らせ機能を見れば今やるべきことを一目で把握できるほか、次に取るべき行動もナビゲーションしてくれるので、対応漏れの心配もありません。さまざまな業種に対応できるように設計されており、変形労働やフレックスなど働き方に合わせた勤怠管理が可能。Excelのような操作性をしているため、初めての導入でも取っつきやすいのが魅力です。

運送業向け機能付きがおすすめ

勤怠管理システムを導入するなら、運送業に特化したシステムや運送業向けのオプションが搭載されているシステムを選ぶのがおすすめです。必要な機能が揃っていないと業務効率化を図れず、勤怠管理システムを導入する意味がありません。自社の抱えている勤怠管理の課題やニーズに対応できるシステムかどうかを確認し、導入を検討すると良いでしょう。

導入すべきはどれ？
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